應用文又叫做實用文，就是日常生活實際要使用到的文字。把它拿來與記敘、抒情、論說各體文字作比較，可以發現它有以下幾種特質：
一、特定的目的：記敘、抒情、論說諸文，不能說沒有目的，但是它們的目的都不及應用文來得直接和顯豁。每一則應用文都有它立即而明顯的目的，這也就是它被稱作實用文的原因所在。
二、特定的對象：記敘、抒情、論說等文，偶爾也有針對特定對象而發的，但都不及應用文的硬性和固定。應用文的寫作對象，一定是特定的一個或一些人；如果有所謂「不明對象」的應用文，那必定是作者的失誤。
三、特定的時空：一般的記敘、抒情、論說文，只要含有文學的價值，就是具有獨特的思想、情感和表現的方法等，就值得所有的人，在所有的地方讀；不但是現在值得讀，就是千百年以後的人也將認為可以一讀。但是應用文不但在寫作對象方面有限制，就是時間和空間方面也都有限制。同一篇應用文，換了個對象和時空，往往就失掉了它實用的價值了。
四、特定的格式：「形式」是各類文體都有的，其中又以應用文的形式最為多樣而特殊，無以名之，就稱它為「格式」。此類格式相沿成習，它規定什麼人對什麼人、什麼人對什麼事，都有不同的稱呼、用語，什麼詞語得安放在什麼地位，什麼地方不能有什麼詞語等等。
大致而言，應用文跟其他三種文體的最大區別，在於應用文要具備有一定的格式，其他的文類則否。換句話說，應用文只是一種特別的「格式」，除了「格式」裡規定的「特別用語」和「特別的安排方式」以外，它的文意內容也無非是記敘、抒情、論說三種性質。所以，應用文是一個純粹以「形式」來作的歸類。
那麼，要如何來寫作應用文呢？
一、因為應用文各有它們一定的結構，而這結構又是它們之所以成為（或稱為）應用文的「註冊商標」，絕不可少。所以寫作應用文，首先要瞭解各該文種的體例，以便能在正確的位置上，落下正確的語詞。
二、在內容方面，依它們所屬的性質下筆。例如是記敘性質，便採記敘手法；是抒情性質，便用抒情手法；是論說性質，便以論說的方法來寫。
三、認清對象，確定目的，記清楚時、地，用明白曉暢的文字、適切得體的口氣，合情、合理且合禮的將事項、數量、規格、情意等具體交代完整。
四、如果對某種應用文的格式無法確定，則暫時不用；切勿別出「新裁」，招惹物議。因為應用文的「格式」，是不能任由大家各憑喜好來隨意「創作」的。
細說作文之八十六，原刊「青年日報」國中學生版
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